POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE – INCAP S.A.S
POLÍTICA
DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE
APRENDIZAJE – INCAP S.A.S
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley
Estatutaria 1581 de 2012 y Reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de
2013, el INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE INCAP S.A.S adopta la presente
política para el tratamiento de protección de datos personales, la cual será
informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se
obtengan en el ejercicio de las actividades culturales, comerciales o
laborales.
De esta manera, el INSTITUTO COLOMBIANO DE
APRENDIZAJE S.A.S – INCAP S.A.S manifiesta que garantiza los derechos de la
privacidad, la intimidad, el buen nombre, en el tratamiento de los datos
personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los
principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad,
transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades culturales,
contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u
ocasionales, llegaren a suministrar el INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE
S.A.S– INCAP S.A.S cualquier tipo de información o dato personal, podrá
conocerla, actualizarla y rectificarla.
Los Sistemas de Video vigilancia (SV) o cámaras de
seguridad implementadas con la finalidad de garantizar la seguridad de bienes
o personas en un lugar determinado han venido incrementando su presencia al ser
considerados como un medio idóneo para realizar el monitoreo y la observación
de actividades en escenarios domésticos, empresariales, laborales y públicos.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE INCAP S.A.S,
entidad de carácter privado, identificada con el NIT 800216673-7, que en
adelante se denominará INCAP S.A.S con domicilio principal en la ciudad de
Bogotá en la Avenida Caracas No. 63-66 en la ciudad de Bogotá D.C, e igualmente
extensible a las demás seccionales o sucursales que llegaren a existir en todo
el territorio nacional, en cumplimiento de la normatividad vigente presenta a
continuación su política de tratamiento de la información.
Correo Electrónico:incap@incap.edu.co
Teléfono: (1) 595 19 51
2. MARCO LEGAL
Artículo 15 de la Constitución Política de
Colombia.
Ley 1266 de 2008 y demás concordantes.
Ley 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013
Decreto 886 de 2014
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de
2010.
Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de
2008 y C-748 del 2011.
Normas, decretos y tratados internacionales
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política será aplicable a los datos
personales registrados en cualquier base de datos del INCAP S.A.S y cuyo
titular sea una persona natural.
4. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política y en
concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos
personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar
a cabo el tratamiento de datos personales.
La autorización de los Titulares que se encuentran
dentro de un área de video vigilancia, teniendo en cuenta, que para ello que el
consentimiento se puede manifestar por escrito, de forma oral, o mediante Conductas
Inequívocas.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el
Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales,
mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento
de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las
finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
tratamiento.
Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta
(heredero).
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda
asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o
sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al
estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de
comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden
estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,
gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas
que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad
del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales,
de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o
que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así
como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de
datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Grabaciones de audio. Mediante la presente política se le informa al
titular de los datos que mediante el recaudo del sistema de video vigilancia no
se recopilarán y tratarán grabaciones de audio.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos
y/o el Tratamiento de los datos.
Sistemas de video vigilancia (SV): Los Sistemas de Video vigilancia (SV) o cámaras de
seguridad.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre
datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o
encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable
del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la
realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
5. PRINCIPIO
El INCAP S.A.S estructura su Política de Protección
de datos con base en los siguientes principios:
· Principio de finalidad:El tratamiento de la información del INCAP S.A.S
obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, el
cual se enmarcará en el manejo de la información para actividades relacionadas
con su objeto social.
· Principio de libertad:El Tratamiento solo puede ejercerse con el
consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no
podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.
· Principio de veracidad o calidad:La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
· Principio de transparencia:En el tratamiento debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del
Tratamiento, información sobre los datos que reposen en sus bases de datos que
le conciernan.
· Principio de seguridad:La información sujeta a tratamiento se deberá manejar
con las medidas técnicas humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta
uso o acceso no autorizado o fraudulento.
· Principio de confidencialidad:Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de
datos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive una
vez finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
tratamiento.
· Principio de acceso y circulación restringida:El tratamiento de datos personales se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la
ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por
personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles
en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el
acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido
sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos
propósitos la obligación del INCAP S.A.S, será de medio.
6. DERECHOS DE LOS USUARIOS
De acuerdo con el artículo octavo de la Ley 1581 de
2012, los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los
Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se
podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b. Los Titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la
autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo
previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, salvo cuando expresamente se
exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en
el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012(1).
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado
del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos
personales;
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas
por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la
modifiquen, adicionen o complementen;
e. Los Titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita
a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
f. Para las grabaciones al contener información de terceros.
Nota: Si en la imagen aparece un tercero
titular de datos personales, se deberá contar con la autorización de dicho
tercero para la entrega de la cinta o grabación y si no se cuenta con la misma,
los Responsables y Encargados del Tratamiento deben garantizar la anonimización del dato del tercero, tomando medidas
encaminadas a tal fin, como hacer borrosa o fragmentar la imagen de dicho
tercero.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
– El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma
suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición al INCAP S.A.S.
– Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal
calidad.
– El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de
la representación o apoderamiento.
– Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado
6.1. Derechos de los niños y adolescentes: En el tratamiento de datos personales se
asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito
el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de
naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los
siguientes parámetros:
a). Responder y respetar el interés superior de los menores
b). Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de
todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y
tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y
adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales.
6.1.1 TRATAMIENTO DE IMÁGENES DE NIÑOS, NIÑAS Y
ADOLESCENTES.
El Tratamiento de imágenes de niños, niñas y
adolescentes se respetará los derechos prevalentes de los mismos y sólo se
podrá realizar cuando responda y respete su interés superior y asegure el
respeto de sus derechos fundamentales.
Los SV que involucren el Tratamiento de imágenes de
niños, niñas y/o adolescentes obedecerán las siguientes reglas:
· Contar con la autorización de los padres o
representantes legales de los menores y con la aquiescencia de estos, teniendo
en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
· Informar a los padres o representantes legales
acerca de la finalidad y el Tratamiento al cual serán sometidos los datos
personales de los menores, así como los derechos que les asisten.
· Limitar la recolección y demás Tratamiento de las
imágenes, de acuerdo con lo que resulte proporcional y adecuado en
consideración a la finalidad previamente informada.
· Garantizar la seguridad y reserva de los datos
personales de los menores.
· Restringir el acceso y la circulación de las
imágenes, conforme a lo establecido en la ley.
· El padre y/o representante legal del niño, niña o
adolescente solo podrá acceder a las imágenes de este. Así, en caso de que se
pretenda dar acceso o circular imágenes de clases y/o actividades donde
aparezcan otros niños, niñas o adolescentes, se deberá solicitar la
autorización de los padres y/o representantes legales de todos ellos.
· Siempre que la implementación de SV involucre
también el Tratamiento de datos personales de otros Titulares, como directivos,
personal docente o administrativo, padres de familia, etc., los Responsables y
Encargados del Tratamiento deberán respetar los derechos de aquellos y cumplir
las obligaciones que dicha calidad les impone.
7. POLÍTICA DE COOKIES:
Un archivo cookie es un pequeño segmento de datos
que se envían desde la nuestra web y se almacenan en el navegador del usuario
mientras está recorriendo una página web. Cuando el usuario navega por el mismo
sitio web en el futuro, los datos almacenados en las cookies pueden ser
recuperados por el sitio web para notificar en el sistema la actividad previa
del usuario. Las cookies fueron diseñadas como un mecanismo fiable en los
sitios web para recordar el estado de la página web o la actividad que el
usuario tomó en visitas anteriores. Esto puede incluir un registro de qué
páginas fueron visitadas por el usuario incluso meses o años atrás. Más
información sobre el tema puede ser encontrada en sitios web y enciclopedias digitales.
Las cookies se usan con fines de almacenamiento y
acceso para:
Personalización del sitio web (por ejemplo: ahorro
de tamaño de fuente, la vista de versión del sitio web o versión de la
plantilla). Guardar los datos o las decisiones del usuario (por ejemplo: no hay
necesidad de introducir nombre de usuario y contraseña en todos los sitios web,
recordando la entrada durante la próxima visita).
La integración social de sitios web (por ejemplo:
mostrar a sus amigos, aficionados o posterior publicación en Facebook o Google+
directamente desde el sitio web).
Ajuste de anuncios que son de visualización en el
sitio web.
La creación de estadísticas de sitios web y
estadísticas de flujo entre los diferentes sitios web.
Debido al gran número de soluciones tecnológicas
que no es posible publicar directrices claras de cómo establecer las
condiciones de almacenamiento y el acceso a las cookies mediante la
configuración de todos los dispositivos y el software (navegadores) disponibles
instalados en ellos. Sin embargo, en la mayoría de los casos, seleccione
“Herramientas” o “Configuración” y encontrará la sección que corresponde a los
valores de configuración de las cookies o la gestión de la privacidad. La
información detallada se proporciona generalmente por el fabricante del
dispositivo o navegador en un manual o en su página web.
8. AUTORIZACIÓN Y CLASES DE DATOS
8.1. Autorización: Los titulares de datos personales podrán dar su autorización a INCAP
S.A.S para el tratamiento de los mismos, a través de cualquier medio, que pueda
ser objeto de consulta posterior. La unidad administrativa de INCAP S.A.S que
requiera datos de un titular, al momento de solicitar la autorización empleando
conductas inequívocas, deberá informarle de manera clara y expresa lo
siguiente:
a). El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, que
en el caso de INCAP S.A.S se enmarcan dentro del cumplimiento de su objeto
social.
b). El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le
sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las
niñas, niños y adolescentes.
c). Los derechos que le asisten como Titular.
8.2. Casos en los que no se requiere autorización
del titular de los datosLa autorización del titular no será necesaria cuando
se trate de:
· Datos de naturaleza Pública.
· Casos de urgencia médica o sanitaria.
· Tratamiento de información autorizado por la Ley
para fines históricos, estadísticos o científicos.
· Datos Relacionados con el Registro Civil de las
personas. (Excluye datos biométricos como dato sensible).
8.3. Datos sensibles: Se consideran sensibles los datos que afectan la
intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política,
las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
partidos políticos de oposición así como datos relativos a la saludo, a la vida
sexual y a los datos biométricos.
Por definición común, los datos biométricos son
aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo
identifican como único del resto de la población. Aquellos sistemas
informáticos en los que se mide algún dato biométrico, población. Aquellos
sistemas informativos en los que se mide algún dato biométrico, como parte del
proceso de identificación y/o autentificación de un sujeto, son conocidos como sistemas
de seguridad biométrica o simplemente sistemas biométricos. La siguiente lista
son algunos ejemplos de datos biométricos: • Huellas dactilares • Geometría de
la mano • Análisis del iris • Análisis de retina • Venas del dorso de la mano •
Rasgos faciales • Patrón de voz • Firma manuscrita • Dinámica de tecleo •
Cadencia del paso al caminar • Análisis gestual • Análisis del ADN, lo cual
genera conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños,
niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y
protección de su información personal y la de los demás.
8.4. Prueba de la autorización. INCAP S.A.S conservará la prueba de la autorización
otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo
cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al
igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la
forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, la sociedad INCAP podrá
establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera
directa o a través de terceros contratados para tal fin.
9. DEBERES DE LA SOCIEDAD INSTITUTO COLOMBIANO DE
APRENDIZAJE – INCAP S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir
los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en
la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a). Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo
ejercicio del derecho de hábeas data;
b). Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente
ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c). Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la
recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización
otorgada;
d). Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento;
e). Garantizar que la información que se suministre al Encargado del
Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible;
f). Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al
Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que
previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para
que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g). Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo
pertinente al Encargado del Tratamiento;
h). Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso,
únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad
con lo previsto en la presente ley;
i). Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a
las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j). Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos
señalados en la presente ley;
k). Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada
información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado
la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
l). Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
m). Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración
de la información de los Titulares.
n). Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.
10. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES,
CONSULTAS Y RECLAMOS EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE DATOS EN LA SOCIEDAD
INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE – INCAP S.A.S
La Coordinación jurídica de INCAP S.A.S o quien
haga sus veces será la dependencia responsable de atender las peticiones,
consultas y reclamos, donde el titular de la información podrá ejercer sus
derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la
autorización.
11. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y
FINALIDAD DEL MISMO.
El tratamiento de los datos personales de estudiantes,
aspirantes, graduados, egresados, profesores, empleados, ex empleados,
jubilados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual la
sociedad INCAP S.A.S realizará en el marco legal que regula la materia y serán
todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional. En todo
caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
a). Realizar el envío de información relacionada con programas,
actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes
o servicios ofrecidos por INCAP S.A.S
b). Desarrollar la misión INCAP S.A.S conforme a sus estatutos.
c). Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas,
incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
d). Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en
materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados,
empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
f). Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de INCAP
S.A.S.
g). Informar sobre oportunidades de empleos, ferias, seminarios u
otros estudios a nivel local e internacional
h). Cumplir todos sus compromisos contractuales.
12. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS,
RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
a). Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información
personal del titular que repose en INCAP S.A.S, quien suministrará toda la
información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la
identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de
consulta de datos personales la sociedad INCAP S.A.S garantiza:
– Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere
pertinentes.
– Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados,
los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
– Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones
que tiene en operación.
– En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para
la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un
término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su
recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se
informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles,
expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su
consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer plazo.
– Las consultas podrán formularse al correo electrónico: incap@incap.edu.co.
b). Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información
contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o
supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los
deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo INCAP S.A.S, el cual
será tramitado bajo las siguientes reglas:
1). El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a
INCAP S.A.S al correo electrónico incap@incap.edu.co o
mediante comunicación escrita dirigida a la oficina de Gestión Documental, con
la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al
reclamo, la dirección, correo electrónico y acompañando los documentos que se
pretenda hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al
interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo
para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo
no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un
término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
interesado.
2). Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la
etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un
término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el
reclamo sea decidido.
3). El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no
fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo,
la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
c). Petición de actualización y/o
rectificación: INCAP S.A.S rectificará y actualizará,
a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o
inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados,
para lo cual se tendrá en cuenta:
1). El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico incap@incap.edu.co o
en medio físico dirigido a la oficina Coordinación jurídica indicando la
actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que
sustente su petición.
2). El INCAP S.A.S podrá habilitar mecanismos que le faciliten el
ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En
consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere
pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán
a disposición de los interesados en la página web.
d). Petición de supresión de datos: El titular de los datos personales tiene el
derecho de solicitar a la sociedad INCAP S.A.S su supresión (eliminación) en
cualquiera de los siguientes eventos:
1). Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los
principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2). Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la
cual fueron recabados.
3). Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines
para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o
parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular
en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la
sociedad INCAP S.A.S Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en
consecuencia INCAP S.A.S podrá negar el ejercicio del mismo cuando: a. El
titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o
la actualización de sanciones administrativas. c. Los datos sean necesarios
para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar
una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación
legalmente adquirida por el titular.
11.1. DIVULGACIÒN DE LA INFORMACIÒN.
El acceso y divulgación de las imágenes debe estar
restringido y su Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el
Titular y/o por solicitud de una autoridad pública en ejercicio de sus
funciones.
· Solicitar y conservar prueba de la autorización de
los Titulares para el Tratamiento de sus datos personales.
· Implementar SV sólo cuando sea necesario para el
cumplimiento de la finalidad propuesta, respetando la dignidad y demás derechos
fundamentales de las personas.
· Limitar la recolección de imágenes a la
estrictamente necesaria para cumplir el fin específico previamente concebido.
· Informar a los Titulares acerca de la recolección y
demás formas de Tratamiento de las imágenes, así como la finalidad del mismo.
· Conservar las imágenes sólo por el tiempo
estrictamente necesario para cumplir con la finalidad del SV.
Los Titulares de la información están facultados
para ejercer su derecho de acceso a las imágenes tratadas mediante SV, en tal
virtud, cuando un Titular ejerza este derecho, se deben adoptar los
procedimientos y las medidas necesarias para proteger los derechos de los demás
Titulares cuyos datos personales han sido objeto de Tratamiento junto con los
de quien solicita el acceso y se tomaran las siguientes medidas.
Las solicitudes deberán ser por escrito, acompañada
con copia del documento y narración de los hechos, que le permita a los
Responsable y Encargado del Tratamiento verificar la calidad de Titular de
quien solicita el acceso a la información.
Requerir al Titular solicitante datos como fecha,
hora, lugar, entre otros, para facilitar la ubicación de la imagen y limitar al
máximo la exposición de imágenes de terceros, diligenciando el formato
(FT-262-)
Si en la imagen aparece un (unos) tercero(s)
Titular(es) de datos personales, se deberá contar con la autorización de
dicho(s) tercero(s) para la entrega de la cinta o grabación.
Si no se tiene la autorización de los terceros para
divulgar la información contenida en la cinta o grabación requerida, se
garantizará por INCAP S.A.S la anonimización del
(los) dato (s) del (los) tercero (s), tomando medidas encaminadas a tal fin,
como hacer borrosa o fragmentar la imagen de dicho (s) tercero (s).
11.2. EN CASO DE INVESTIGACIONES Y HURTOS (Cadena
de custodia)
La información requerida es de carácter reservado
como quiera que en el mismo se relacionan imágenes o grabaciones que puedan
llegar a comprometer derechos fundamentales de terceros, solo se suministra
siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos:
Sea requerida por autoridad judicial competente o
en su efecto allegar el auto suscrito por la Fiscalía, Juzgado, oficina de
disciplina donde se encuentre cursando la investigación, con el fin de tener
certeza de la existencia del proceso, en el caso de ser penal el número del
SPOA, para confirmar la veracidad de la persona imputada y acreditar que la
información será utilizada para efectos de carácter judicial.
Sea requerida por abogados, Investigadores
judiciales, allegando la documentación respectiva de acreditación, poder
otorgado a la defensa por la persona indicada, si fue de manera escrita o si
por el contrario se hizo de manera verbal, dejar constancia en el
requerimiento. Lo anterior se hace necesario para la entrega de los elementos
materiales probatorios y/o evidencias físicas, embalados, rotulados y en cadena
de custodia para garantizar la originalidad, autenticidad de los mismos como
está establecido en la norma para este tipo de procedimientos.
Se hace saber al peticionario que, si abre el
embalaje, desprende los rótulos o si estos presentan enmendaduras; pierde la
originalidad del elemento material de prueba (EPM), el único que puede
verificar EMP: es la autoridad que tiene conocimiento del caso.
Recordemos que los videos, fotografías, grabaciones
de audios y demás son susceptibles a cambios por lo tanto es su estricta
responsabilidad la preservación del EMP, en cadena de custodia Ley 906 de
2004 código de procedimiento penal. Artículo 276. Legalidad
y Articulo 277. Autenticidad.
12. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS CON ANTERIORIDAD
AL 13 DE OCTUBRE DE 2015
En cumplimiento de lo establecido en el artículo 10
del Decreto 1377 de 2013, el cual reglamenta la Ley 1581 de 2012 (Ley
Estatutaria para la protección de datos personales), INCAP S.A.S se permite
informar que, con anterioridad al 13 de octubre de 2015, ha recolectado y
procesado datos personales con el objeto de desarrollar las funciones propias
de INCAP S.A.S en su condición de institución de educación, de forma directa o
a través de terceros.
En ese sentido, la sociedad INCAP S.A.S, como entidad
que almacena y recolecta datos personales, requiere obtener su autorización
para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada,
permita a todas las dependencias administrativas, recolectar, recaudar,
almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar
tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y
que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios
electrónicos de todo tipo propios de la entidad.
Esta información es y será utilizada, como ya se
mencionó, en el desarrollo de las funciones propias de la sociedad INCAP S.A.S
en su condición de entidad de educación, de forma directa o a través de
terceros, lo anterior de conformidad con las políticas de tratamiento de datos
personales que serán publicadas en la página www.incap.edu.co.
Así las cosas, INCAP S.A.S, en los términos
dispuestos por el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, queda autorizada de
manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, a no
ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca
y por escrito dentro de los treinta (30) días hábiles contados a partir de la
recepción de la presente comunicación a la cuenta de correo electrónico
dispuesta para tal efecto: incap@incap.edu.co
En el evento en que usted considere que la
Institución dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá
contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida a la coordinación
jurídica INCAP S.A.S incap@incap.edu.co.
La entidad tiene la obligación de rectificar y
actualizar la información inexacta, incompleta o desactualizada a solicitud del
titular, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. En las
solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular
debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale
su petición.
13. VIGENCIA
Esta política puede ser modificada en cualquier
momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o a
novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia. Cualquier
actualización se pondrá a disposición de los titulares de la información
personal en la página web, o en cualquier otro medio que se considere
pertinente, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente
modificación o actualización, según sea el caso.
ANDRES EDUARDO GALVIS MARTINEZ
Representante Legal
INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE INCAP S.A.S
NIT 800216673-7
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