Politica de Protección de Datos


POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE – INCAP S.A.S


POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE – INCAP S.A.S


Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, el INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE INCAP S.A.S adopta la presente política para el tratamiento de protección de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades culturales, comerciales o laborales.


De esta manera, el INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE S.A.S – INCAP S.A.S manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades culturales, contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaren a suministrar el INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE S.A.S– INCAP S.A.S cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.


Los Sistemas de Video vigilancia (SV) o cámaras de seguridad implementadas con la ¬finalidad de garantizar la seguridad de bienes o personas en un lugar determinado han venido incrementando su presencia al ser considerados como un medio idóneo para realizar el monitoreo y la observación de actividades en escenarios domésticos, empresariales, laborales y públicos.


TÍTULO I GENERALIDADES
CAPÍTULO I
INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE (INCAP) S.A.S


Artículo 1. Identificación Del Responsable Del Tratamiento


El INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE INCAP S.A.S, entidad de carácter privado, identificada con el NIT 800216673-7, que en adelante se denominará INCAP S.A.S con domicilio principal en la ciudad de Bogotá en la Avenida Caracas No. 63-66 en la ciudad de Bogotá D.C, e igualmente extensible a las demás seccionales o sucursales que llegaren a existir en todo el territorio nacional, en cumplimiento de la normatividad vigente presenta a continuación su política de tratamiento de la información.

Correo Electrónico:incap@incap.edu.co

Teléfono: (1) 595 19 51


TÍTULO II
DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES


Artículo 2. Marco legal


La presente política de tratamiento de datos personales se sujeta a lo dispuesto en la siguiente normatividad: Constitución Política de Colombia, Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Decreto 1074 de 2015 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 del 2011, circulares externas de la superintendencia de Industria y Comercio y demás disposiciones complementarias.


Artículo 3. Ámbito de aplicación


La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos del INCAP S.A.S y especialmente respecto a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y a todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales en el territorio colombiano.


Artículo 4. Definiciones

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. La autorización de los Titulares que se encuentran dentro de un área de video vigilancia, teniendo en cuenta, que para ello que el consentimiento se puede manifestar por escrito, de forma oral, o mediante Conductas Inequívocas.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Cesión de datos: Es toda relación de datos realizada a una persona o entidad distinta del titular de los datos personales

Conducta inequívoca: Es el comportamiento que permite incluir de forma razonable que el titular de los datos personales otorgo la autorización para el tratamiento del mismo. La conducta inequívoca no se considera como un sustituto de la autorización expresa, previa e informada que debe proporcionar el titular de la información personal para su tratamiento. Se trata de una acción concreta que permite inferir claramente la existencia de la autorización, por el comportamiento del titular
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Finalidad: Corresponde a la definición del objeto con el que se utilizaran los datos recolectados. Grabaciones de audio. Mediante la presente política se le informa al titular de los datos que mediante el recaudo del sistema de video vigilancia no se recopilarán y tratarán grabaciones de audio.

Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): Directorio público de las bases de datos personales sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Sistemas de video vigilancia (SV): Los Sistemas de Video vigilancia (SV) o cámaras de seguridad. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia de datos: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Usurarios: Se refiere a los sujetos o procesos autorizados a acceder los recursos donde estén contenidos los datos


Artículo 5. Principios aplicables al tratamiento de datos personales.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012, a la política de tratamiento de datos personales de los aspirantes a estudiantes, estudiantes, estudiantes retirados, egresados, proveedores, contratistas y trabajadores, se aplicarán los siguientes principios:

• Principio de finalidad: El tratamiento de la información del INCAP S.A.S obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, el cual se enmarcará en el manejo de la información para actividades relacionadas con su objeto social.

• Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del Tratamiento, información sobre los datos que reposen en sus bases de datos que le conciernan.

• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive una vez finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación del INCAP S.A.S, será de medio.


CAPÍTULO II
DE LOS TITULARES


Artículo 6. Titulares de los datos personales


Con ocasión a las actividades diarias desarrolladas por Incap, se tratan datos personales públicos, privados, semiprivados, y excepcionalmente sensibles, sobre los siguientes titulares: aspirante a trabajador, trabajador administrativo, antiguo trabajador, aspirante a proveedor, proveedor, aspirante a formador, formador, antiguo formador, aspirante a estudiante, estudiante, familia del estudiante, egresado, destinatarios de ofertas académicas, asistente a eventos, investigador externo y visitante


Artículo 7. Derechos de los titulares

Los titulares de los datos personales registrados en las bases de datos Incap tienen los siguientes derechos:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por ellos.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012(1).

c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

d. Acceder en forma gratuita, al menos una vez cada mes calendario, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento

e. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

f. Solicitar a Incap la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus datos personales, mediante presentación de reclamo escrito de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 en los siguientes casos:

1. Cuando los titulares consideren que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstos en la Ley 1581 de 2012.

2. Cuando los datos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

3. Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que los datos fueron recolectados.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Incap

La revocación de la autorización o la supresión de los datos personales podrán solicitarse respecto de la totalidad o una parte de los datos que comprende la autorización otorgada de que trata el presente documento, mas no respecto de los datos regulados al amparo de la Ley 1266 de 2008 y/o cualquiera otra norma que la adicione, modifique o derogue. Así mismo, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular:
1.) Tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

2.) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones.

3.) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

g. Para las grabaciones al contener información de terceros; Si en la imagen aparece un tercero titular de datos personales, se deberá contar con la autorización de dicho tercero para la entrega de la cinta o grabación y si no se cuenta con la misma, los Responsables y Encargados del Tratamiento deben garantizar la anonimización del dato del tercero, tomando medidas encaminadas a tal fin, como hacer borrosa o fragmentar la imagen de dicho tercero.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

– El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición al INCAP S.A.S.

– Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

– El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

– Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado


Artículo 7.1. Derechos de los niños y adolescentes:

El Tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes se respetará los derechos prevalentes de los mismos y sólo se podrá realizar cuando responda y respete su interés superior y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Los SV que involucren el Tratamiento de imágenes de niños, niñas y/o adolescentes obedecerán las siguientes reglas:

• Contar con la autorización de los padres o representantes legales de los menores y con la aquiescencia de estos, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

• Informar a los padres o representantes legales acerca de la fi-nalidad y el Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales de los menores, así como los derechos que les asisten.

• Limitar la recolección y demás Tratamiento de las imágenes, de acuerdo con lo que resulte proporcional y adecuado en consideración a la fi¬nalidad previamente informada.

• Garantizar la seguridad y reserva de los datos personales de los menores.

• Restringir el acceso y la circulación de las imágenes, conforme a lo establecido en la ley.

• El padre y/o representante legal del niño, niña o adolescente solo podrá acceder a las imágenes de este. Así, en caso de que se pretenda dar acceso o circular imágenes de clases y/o actividades donde aparezcan otros niños, niñas o adolescentes, se deberá solicitar la autorización de los padres y/o representantes legales de todos ellos.

• Siempre que la implementación de SV involucre también el Tratamiento de datos personales de otros Titulares, como directivos, personal docente o administrativo, padres de familia, etc., los Responsables y Encargados del Tratamiento deberán respetar los derechos de aquellos y cumplir las obligaciones que dicha calidad les impone.


Artículo 7.1.1 Tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes.


En términos generales, Incap puede realizar el tratamiento de datos personales de niños y niñas bajo el supuesto de que esté previamente autorizado por sus representantes o de que sean de naturaleza pública. En todo caso, el tratamiento realizado por Incap responderá y respetará siempre el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, y asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.

En el caso de los adolescentes, es decir de los mayores de doce (12) años, se entenderá que en razón de la etapa de desarrollo en que se encuentran están en condiciones de otorgar su consentimiento para recibir información de índole académica, así como relativa a todo lo concerniente a su condición de estudiantes si cuentan con esta calidad.


Artículo 8 Tratamiento de datos sensibles:

En términos generales, lncap realiza el tratamiento de datos personales considerados sensibles cuando así es requerido para el cumplimiento de su función como institución de educación y empleador, siempre y cuando:

• a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos en que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización o se haga necesario por la naturaleza de su vinculación con el Incap; por ejemplo, en relación con el tratamiento de los resultados académicos o con los procesos disciplinarios de los estudiantes.

• b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales o quien ejerza apoyo deberán otorgar su autorización.

• c) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

• d) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los titulares.


Artículo 9 Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular.


Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas: a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la institución. b) Por los causahabientes del Titular (en los casos que éste falte por muerte o incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad. c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente. d) Por estipulación a favor de otro. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para representarlos.


CAPÍTULO III
DE LA FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES


Artículo 10. Finalidad de la recolección y tratamiento de datos personales

De manera general, el tratamiento al que

serán sometidos los datos personales de los titulares incluye la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.

Para el cumplimiento de los fines institucionales y cuando así se requiera, El institutito, podrá contratar con terceros servicios dirigidos a su comunidad. En estos casos la información necesaria para el cumplimiento del contrato que pueda contener datos personales de miembros de la comunidad incapista o terceros se trasladará a dichos terceros con la suscripción de cláusulas de privacidad que garanticen la salvaguardar la intimidad de los titulares, la correcta prestación del servicio y el cumplimiento de los demás deberes legales y constitucionales.

Los datos personales que Incap recoja a través de sus diferentes canales transaccionales serán usados para la operación y registro dentro de las funciones y finalidades regladas. Así mismo, Incap podrá utilizar los datos personales para ofrecerle y/o informarle a su titular de otros productos y/o servicios prestados por la misma.

Las finalidades del tratamiento de los datos personales por parte de Incap son, principalmente esto es, sin limitarse las aquí detalladas así:

Estudiantes: (i) Educación y cultura; Enseñanza en la educación técnica, marco nacional de cualificaciones, educación a distancia y educación continua, comunidad de Incap Go (ii) Becas y apoyos educativos a estudiantes, (iii) Gestión de actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales, (iv) Encuestas (v) Registro de entrada y salida de documentos, (vi) Comunicación relacionada con los servicios, y demás actividades relacionadas con las funciones propias de Incap como institución educativa, alianzas, estudios, contenidos, así como con las demás instituciones que tengan una relación directa o indirecta; y proveer servicios, (vii) Gestión de estudiantes, (viii) Publicidad propia, (ix) Transferencia de datos personales a otros países, con el fin de posibilitar la realización de los objetivos trazados por Incap, (x) Servicios de bienestar; prestar servicios asistenciales, (xi) Proceso de archivo, actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos, (xii) Promoción y admisión; dar a conocer el portafolio de programas académicos de educación técnica, programas del marco nacional de cualificaciones y educación continuada, comunidad Incap go (xiii) Publicaciones, investigaciones y consultoría: informar sobre las publicaciones, productos de investigación y servicios de consultoría y/o asesoría, a través de cualquier medio de comunicación, (xiv) Las demás finalidades que con ocasión del cumplimiento de su objeto requieran obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley.

Formadores y empleados administrativos: (i) Fines históricos, científicos o estadísticos, (ii) Control de horario, (iii) Formación de personal, (iv) Gestión de nómina, (v) Prestaciones sociales y prevención de riesgos laborales, (vi) Promoción y gestión de empleo, promoción y selección de personal, (vii) Comunicación en lo concerniente a los servicios y otras actividades relacionadas con las funciones propias de Incap, como institución de educación y cumplimiento de obligaciones contraídas con estudiantes, formadores, contratistas, contratantes, clientes, proveedores y empleados. (viii) Celebración, ejecución y terminación de contratos, (ix) Información de estudios y títulos obtenidos, (x) Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas, (xi) Historia laboral del trabajador, (xii) Las demás finalidades que con ocasión del cumplimiento de su objeto requieran obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley.

Cuando con ocasión del desarrollo de actividades de investigación, un formador investigador requiera recolectar, usar, tratar, circular o almacenar datos personales de personas o poblaciones objeto de estudio, deberá realizar dichas actividades de tal manera que asegure los parámetros establecidos en esta política. En todo caso, los resultados de la investigación y sus documentos preparativos se tratarán de manera anonimizada como lo contempla la ley para actividades científicas, o deberá contar con autorización expresa de cada titular.

El personal de lncap que, para el correcto desarrollo de su labor, acceda a datos personales, tendrá el deber estricto de guardar el necesario secreto respecto de cualquier tipo de información personal, incluso una vez concluida la relación laboral con Incap, así como de abstenerse de introducir, modificar o anular los datos contenidos en las bases de datos o documentos objeto de protección sin la debida autorización del titular de los datos.

Proveedores y contratistas: (i) Gestión de proveedores; verificación del cumplimiento de los acuerdos y compromisos asumidos en virtud de la relación o vínculo existente con los proveedores, (ii) Presentación de quejas, denuncias o reportes a las autoridades o entidades competentes en caso de incumplimiento de contratos, (iii) Creación de bases de datos de acuerdo a las características y el perfiles de los titulares de datos personales, todo de acuerdo con lo dispuesto en la ley, (iv) Ejecución del contrato suscrito con Incap, (v) Transferencia y transmisión de los datos personales dentro o fuera de Colombia a terceras partes, con el fin de prestar los servicios ligados a su objeto social y actividades afines, (vi) Seguridad o prevención del fraude, (vii) Las demás finalidades que con ocasión del cumplimiento de su objeto requieran obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley.

Seguridad y salubridad: (i) Seguridad; video vigilancia, seguridad y control de acceso a los edificios. Las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de Incap se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes de la institución y las instalaciones; (ii) Salubridad; información requerida epidemiológicamente por las autoridades para realizar el cerco en casos en que así se exija


CAPÍTULO IV
DE LA AUTORIZACIÓN


Artículo 11. Autorización:

El Tratamiento de Datos Personales realizado por Incap requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular, Incap en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular, sus causahabientes o representantes legitimados. La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato, y en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.


Artículo 12. Modo de otorgar la autorización.

La autorización del Titular puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas de éste que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico (mensaje de datos, Internet, sitios web, entre otros), o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Asimismo, podrá otorgarse mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar su consentimiento de manera electrónica, para concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido tal conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.


Artículo 13. Prueba de la autorización.

La institución Incap conservará prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para ello, dispondrá de los medios tecnológicos o físicos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos, que permitan demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.


Artículo14. Casos en los que no se requiere autorización del titular de los datos:

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

• Datos de naturaleza Pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos Relacionados con el Registro Civil de las personas. (Excluye datos biométricos como dato sensible).


Artículo 15. Revocatoria de la autorización.

Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para el cumplimiento de lo anterior, la Institución Incap deberá establecer mecanismos y procedimientos sencillos.


CAPÍTULO V
DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


Artículo 16 Responsable.

El Responsables del tratamiento de datos personales será el Instituto Colombiano de Aprendizaje Incap S.A.S


Artículo 17. Deberes de la sociedad instituto colombiano de aprendizaje – INCAP S.A.S como responsable del tratamiento de datos personales.

Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a). Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b). Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c). Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d). Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e). Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f). Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g). Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h). Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i). Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j). Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k). Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

l). Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

m). Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

n). Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.


CAPÍTULO VI
DE LA TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

Artículo 18 Transferencia. Los datos personales podrán ser transferidos a otro Responsable con ocasión a las relaciones que establezca INCAP Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que se creen con el Titular de datos personales, la totalidad de su información puede ser transferida al exterior con la aceptación y autorización otorgada según la Política de Tratamiento de la Información.

Incap tomará las medidas necesarias para que los Responsables a quienes se transfiera la información, conozcan y se comprometan a observar la Política de Tratamiento de la Información, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente vinculados con la relación propia con Incap y solamente mientras éste dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

En todo caso, las transferencias internacionales de datos personales estarán sujetos a lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas que lo reglamenten o modifiquen.

Los datos sensibles no podrán ser transferidos a otro Responsable con ocasión a las relaciones que establezca Incap a menos que se tenga autorización del Titular y el nuevo Responsable garantice tomar las medidas necesarias para salvaguardar la información y únicamente dar tratamiento conforme a las finalidades autorizadas por su titular.

Artículo 19 Transmisión. El Responsable deberá suscribir un contrato o acuerdo con los Encargados del Tratamiento de la información bajo su control y responsabilidad, dentro del cual señalará los alcances del Tratamiento, las actividades que el Encargado realizará por cuenta del Responsable y las obligaciones del Encargado para con el Titular y el Responsable.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un Responsables y un Encargado para permitir que el Encargado realice el Tratamiento, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, a condición de que exista un contrato o acuerdo en los términos aquí descritos.

Artículo 20 Información susceptible de intercambio. La institución de ediucacion Incap intercambiará Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de cualquier tipo, incluidas entre otras, las autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal, así como con terceros participantes en procedimientos legales civiles como sus contadores, auditores, abogados, aseguradoras y otros asesores, cuando sea necesario:

a) Ejecutar las leyes vigentes
b) Cumplir con requerimientos dentro de procesos jurídicos.
c) Responder a solicitudes de las autoridades públicas.
d) Satisfacer los términos, condiciones y operaciones de la Institución
e) Proteger los derechos, privacidad, seguridad y propiedad de los Titulares y la Institución
f) Tomar pólizas de seguro propias del objeto social desarrollado por la institucion, así como obtener las indemnizaciones que resultaren en cada caso en particular

Artículo 21. Investigaciones y hurtos (cadena de custodia) La información requerida es de carácter reservado como quiera que en el mismo se relacionan imágenes o grabaciones que puedan llegar a comprometer derechos fundamentales de terceros, solo se suministra siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos:

Sea requerida por autoridad judicial competente o en su efecto allegar el auto suscrito por la Fiscalía, Juzgado, oficina de disciplina donde se encuentre cursando la investigación, con el fin de tener certeza de la existencia del proceso, en el caso de ser penal el número del SPOA, para confirmar la veracidad de la persona imputada y acreditar que la información será utilizada para efectos de carácter judicial.

Sea requerida por abogados, Investigadores judiciales, allegando la documentación respectiva de acreditación, poder otorgado a la defensa por la persona indicada, si fue de manera escrita o si por el contrario se hizo de manera verbal, dejar constancia en el requerimiento. Lo anterior se hace necesario para la entrega de los elementos materiales probatorios y/o evidencias físicas, embalados, rotulados y en cadena de custodia para garantizar la originalidad, autenticidad de los mismos como está establecido en la norma para este tipo de procedimientos.

Se hace saber al peticionario que, si abre el embalaje, desprende los rótulos o si estos presentan enmendaduras; pierde la originalidad del elemento material de prueba (EPM), el único que puede verificar EMP: es la autoridad que tiene conocimiento del caso.

Recordemos que los videos, fotografías, grabaciones de audios y demás son susceptibles a cambios por lo tanto es su estricta responsabilidad la preservación del EMP, en cadena de custodia Ley 906 de 2004 código de procedimiento penal. Artículo 276. Legalidad y Articulo 277. Autenticidad.


CAPÍTULO VII
DE LOS DATOS PERSONALES CAPTADOS TECNOLÓGICAMENTE

Artículo 22 Sistema de video vigilancia. Incap utiliza diversos medios de video vigilancia en diferentes sitios internos y externos de sus sedes u oficinas, con fines de seguridad y control administrativo.

Conforme a lo anterior, se informa de la existencia de estos mecanismos mediante la difusión visible de anuncios de video vigilancia, ubicados de manera estratégica para su fácil identificación.

El sistema de video vigilancia no inspecciona áreas en la que la intimidad del titular sea fundamental. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables.

También se podrá utilizar como prueba dentro de procesos disciplinarios internos y en la vigilancia de los contratos civiles y comerciales.

Artículo 23 Captura de datos biométricos e imágenes. . Los miembros de la comunidad educativa suministran datos biométricos, fotografías, reconocimiento facial o huella dactilares que únicamente tienen la finalidad de seguridad del personal, instalaciones y bienes muebles de Incap, control de acceso y salida de los funcionarios y visitantes de la institución educativa y plan de emergencias (atención de riesgos y evacuación de las instalaciones), así como en el caso en que sea necesario por parte de Incap, el control de acceso e ingreso a plataformas digitales de la institución y/o el desarrollo de pruebas y puesta en funcionamiento en línea del reconocimiento facial u otras tecnologías, entre otros, que se solicita la autorización previa, expresa e informando su condición de datos sensibles


CAPÍTULO VIII
CANALES DE COMUNICACIÓN Y PROCEDIMIENTO

Artículo 24 Solicitudes. Los Titulares de la información pueden presentar sus consultas, peticiones y reclamos, de la siguiente manera:

a) En la sede EBI, ubicada en la Calle 64 No.14-15 de la ciudad de Bogotá D.C., mediante recepción física de los documentos que contenga la consulta, petición o reclamo, o de forma verbal en la misma dirección.

b) En cualquiera de las sedes ubicadas en Bogotá y Soacha, mediante recepción física de los documentos que contenga la consulta, petición o reclamo, o de forma verbal

c) A través de correo electrónico: incap@incap.edu.co

Artículo 25 Atención de solicitudes. La Dirección jurídica de INCAP S.A.S o quien haga sus veces será la dependencia responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos, donde el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la autorización.

a). Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en INCAP S.A.S, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales la sociedad INCAP S.A.S garantiza:

– Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

– Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.

– Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

– En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

– Las consultas podrán formularse al correo electrónico: incap@incap.edu.co.

b). Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo INCAP S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1). El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a INCAP S.A.S al correo electrónico incap@incap.edu.co o mediante comunicación escrita dirigida a la oficina de Gestión Documental, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, correo electrónico y acompañando los documentos que se pretenda hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2). Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

3). El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

c). Petición de actualización y/o rectificación: INCAP S.A.S rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

1). El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico incap@incap.edu.co o en medio físico dirigido a la oficina Coordinación jurídica indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

2). El INCAP S.A.S podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

d). Petición de supresión de datos: El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a la sociedad INCAP S.A.S su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

1). Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

2). Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

3). Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la sociedad INCAP S.A.S Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia INCAP S.A.S podrá negar el ejercicio del mismo cuando: a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.


CAPÍTULO IX
DE LOS CANALES DE COMUNICACIÓN EN INTERNET

Artículo 26 Redes sociales. La institución educativa tiene cuentas oficinales en las distintas redes sociales, las cuales son administradas por personal idóneo y calificado para el adecuado uso de los datos personales de los titulares que eventualmente puedan vincularse en dichos canales.

Las cuentas oficiales de Instituto Colombiano de Aprendizaje Incap, en las redes sociales, son:

a) Instagram: @incapoficial
b) Facebook: @incapoficial
c) Tiktok: @incapoficial
d) LinkedIn: @incapoficial
e) YouTube: InstitutoColombianodeAprendizajeINCAP

PÁGINA WEB: El Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP cuenta con un portal web denominado: https://www.incap.edu.co/ en el cual se encuentran publicados los estatutos, reglamentos, eventos, entre otras actividades. La anterior información puede relacionar datos personales como fotografías de empleados y estudiantes, los cuales previamente han autorizado la publicación de sus imágenes en el sitio web.

Del mismo modo, cuando se trata de fotografías de eventos realizados por El Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP, se comunica en lugar visible un aviso de captación y registro fotográfico o fílmico, el cual señala la forma como los titulares de los datos personales pueden ejercer sus derechos a la consulta, petición y reclamo.


CAPÍTULO X
DISPOSICIONES FINALES

Artículo 27 Medidas de seguridad. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, el instituto Colombiano de Aprendizaje Incap S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando así su adulteración, extravío, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Artículo 28 Vigencia. Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o a novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia.

Cualquier actualización se pondrá a disposición de los titulares de la información personal en la página web https://www.incap.edu.co/ o en cualquier otro medio que se considere pertinente, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.

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